記事作成代行を依頼する時はマニュアル作り(入稿シート)が大切

記事の作成は自社内のライターや自分で行うということもできますが、外部のライターや記事作成代行会社にライティングを依頼することもあるでしょう。そのような場合、記事作成のためのマニュアルを作って用意しましょう。今回は、マニュアル作りがなぜ大切なのかその理由と、マニュアルに必要な項目など、マニュアル作りのポイントについて解説します。

記事作成代行を依頼する時はマニュアル作り(入稿シート)が大切

初めてマニュアルを作るとなると、それなりに時間もかかりますし面倒でもあります。また、ある程度レベルの高いライターや代行業者に依頼すれば、マニュアルがなくても高品質の記事を作成してくれることも多いです。とはいえ、もしも大量の記事を外注したい、となるとやはりマニュアルは用意すべきです。

その理由は、「記事の品質を統一させるため」にあります。

「記事の品質」と言うと、文章力や情報量、どれだけのベネフィットを伝えられるのかなど、さまざまな観点がありますが、最も基本的なものが統一感です。たとえば、何も指示をしなければ記事によって文末表現が「ですます調」や「である調」などバラバラになってしまい、ペルソナが異なる記事が納品されるかもしれません。

また、記事を量産する場合などはさまざまなレベルのライターに記事の作成代行を依頼することもあります。そのような時には、ライターの経験値やレベルに幅があることが多く、経験豊富なライターであれば特に指示しなくても当たり前と思われているようなことも、きちんと指定しておく必要もあります。「他記事のコピーはしないのが当たり前」と思っていても、初心者ライターであれば「知らなかった」ということもあります。

記事が納品されてからチェックして初めて気が付いたとしても、修正する時間や労力がかかり、費用も無駄になりかねません。後になってから困ることにならないよう、「転ばぬ先の杖」として記事作成マニュアルは用意しておくことが大切なのです。

記事作成依頼用のマニュアルに必要な項目は？

それでは、記事作成マニュアルにはどのような項目があるといいのかを説明していきましょう。

・記事の目的
その記事を作成する目的を決めておきましょう。「資料請求をしてもらう」「商品の購入につなげる」ことと「ブランディングのため」では、記事の内容は大きく変わります。

・ペルソナ
その記事の目的を達成するために、最もメッセージを伝えたい相手をイメージします。ペルソナの性別や年齢層、職業などによって、どのような記事の内容がふさわしいかは変わってきます。趣味や家族構成、今何に悩んでいるのか？など、なるべく具体的にすることで、ペルソナが共感しやすい記事を作成することができます。

・作業範囲
記事をライティングする時、ライターは具体的に何をどこまでするのか、明確にしておきます。記事構成の作成や画像選定、WordPressなどのCMSへの入稿までライターに依頼する場合、報酬も変わります。後でトラブルにならないためにも作業範囲は必ず提示するようにしましょう。

・サイトや記事のテイスト
カジュアルな読み物なのか、硬めのビジネス記事なのか、など希望するテイストを伝えましょう。ペルソナの好みや記事の目的によっても変わってきます。たとえば、「軽く流し読みできて『へー』っと思える記事が集まるサイト」「専門家に聞く前に経営者の方が参考にできる情報を掲載する」など、言葉で表現したり、イメージが近いWebサイトのURLを提示したりするとよいでしょう。

・ルール
納品フォーマットや文末の語調、記事構成の流れ、見出しの書き方、改行方法、使用禁止文字などを決めておきます。こうすることで、どんなライターが作成した記事でも統一感が生まれやすく、品質が保ちやすくなります。

記事作成依頼用のマニュアルを作成する際の注意点

記事作成依頼用のマニュアルは、直接顔を会わせて話をする機会がほとんどないライターと意識合わせをするための重要なツールです。依頼元も依頼される側も双方に効率よく作業を行うために、マニュアル作成時には次のような点に注意しましょう。

・見やすい構成にする
ルールや注意点などがさまざまなファイルやシートに分散して書かれていると、どこに何が書かれているのか非常に分かりにくく、見逃してしまう可能性もあります。マニュアルは、「読んでもらいやすいようにする」ことがポイントです。なるべく1つのファイルにまとめる、リンクを貼って記載箇所を見つけやすくする、といった工夫をしましょう。

・常に最新状態を保つ
マニュアルは、必要に応じて見直し改善されていく必要があります。複数のライターや記事作成業者に依頼をしている場合には、更新されたマニュアルを常に見てもらえるようにしましょう。メールやチャットでマニュアルを送ると、送り忘れなどのミスが起こることもあります。Googleドライブなどのクラウドツールを利用し、マニュアル用Webページを作るなど、常に最新の状態を確認できるようにしておきましょう。

記事作成マニュアルを作成して品質を高めよう

ブログなどの記事作成をライターや代行業者に依頼する場合、なるべく記事作成マニュアルを作成するようにしましょう。マニュアルがなくても品質の高い記事をライティングしてもらえることもありますが、複数のライターに多くの記事を外注するのなら、マニュアルが必須と考えた方がよいです。

記事のレベルやテイストがバラバラなWebサイトは、「素人っぽい」「信頼感が薄い」と感じられてしまうことがあります。ところが、記事作成マニュアルを用意することで、記事のテイストや品質を一定に保てるようになれば、Webサイト全体の統一感がでて信頼感も増します。また、マニュアルがあることで、納品後のチェックポイントも明確になるため、チェック作業も人に依頼しやすくなります。

Webサイトの品質を高めるためにも、記事作成マニュアルを作成してはいかがでしょうか？クラウドソーシングサイトや企業のWebライター募集要項にマニュアルを公開しているケースもあります。もし初めてマニュアルを作成するのであれば、そうしたマニュアルを参考にしてみるのもよいでしょう。